La Negociación: Pieza Clave Para Todo Éxito Empresarial

La negociación está presente en casi todos los aspectos de nuestro día a día. En distintas facetas de nuestro quehacer personal y empresarial siempre estamos propiciando intercambios en nuestro beneficio.

En nuestro hogar, nuestro ámbito laboral o académico, en nuestras relaciones interpersonales, en la empresa, la sociedad, el gobierno, en fin; todas estas facetas están marcadas por una constante concesión entre partes que busca un beneficio individual, mutuo o colectivo.

El resultado de toda negociación es el acuerdo, el cual, debe ir en beneficio de ambas partes. Como empresarios o emprendedores debemos poner en práctica tácticas y estrategias de negociación que nos aseguren acuerdos efectivos.

En esta reseña te presentamos lo que debes conocer sobre la negociación, ¿qué es? Los estilos de negociación, las técnicas para una negociación exitosa, las fases de la negociación, y algunas tácticas y estrategias que con la práctica puedes dominar para estar un paso adelante.

Partimos del hecho de que el buen negociador nace pero también se hace, de manera que en éste post te expondremos una guía completa sobre los elementos del proceso negociador bajo una estructura simplista y lógica que podrás poner en práctica. 

¿Qué es la Negociación? Una aproximación al concepto

El fin de toda negociación es lograr un acuerdo que en la gran mayoría de los casos trae consigo un intercambio. La negociación es entonces un ejercicio de concesión a cambio de un beneficio.“Un ceder a cambio de lograr” son quizás lasdefiniciones más breves que podemos encontrar de éste proceso.

Negociar también es un ejercicio de persuasión. “es influir” la negociación lleva implícito un juego de influencia recíproca en el cual, cada parte busca conseguir o defender la mayor cuota de sus intereses en el marco de una acuerdo que sanamente debe ser satisfactorio para ambos.

Abordemos ahora un par de construcciones más elaboradas del concepto de negociación, la primera aplicable a cualquier ámbito del quehacer humano y la segunda más ajustada al plano corporativo:

“La negociación es un proceso de interacción comunicativa entre dos o más entidades con un interés en común, buscando un acercamiento con miras a un acuerdo mediante concesiones mutuas”

Y finalmente: “la negociación es un proceso de interacción en el que las partes involucradas mediante la aplicación de mecanismos de influencia y concesión buscan un acuerdo que satisfaga equilibradamente sus intereses.”

Vemos como algunas palabras se repiten desde las definiciones más simplistas hasta las más elaboradas: Concesión, acercamiento, acuerdo, intereses.

La negociación más que una capacidad innata o propia de algunos, es una técnica, una disciplina que con práctica se puede dominar. Quien logre ese dominio garantizará la mejor parte en ese juego de intereses y concesiones.

Métodos de negociación

En una Negociación los métodos son las distintas formas de obrar o de proceder para conseguir resultados alineados a nuestros intereses.

Un método de negociación comprende tanto el estilo de negociación o actitud general para asegurar un acuerdo eficaz como el dominio de las técnicas que se aplican en las distintas fases del proceso negociador.

En este post haremos énfasis en las técnicas de la negociación aplicables a cada fase del proceso, así como tácticas y estrategias que pueden abordarse para beneficio de nuestros negocios. Mientras que los estilos de negociación Empresarial los presentamos brevemente ya que son objeto de detalle en otro post.

Estilos de Negociación

Algunos expertos e investigadores del tema, sugieren que el éxito en una negociación está en la actitud general que se asume, es decir el estilo negociador. Otros alegan que más que actitud la persuasión y el éxito están en la táctica y la estrategia es decir la técnica. 

Somos partidarios que la clave para una negociación eficaz es un adecuado balance entre el estilo y las técnicas que se deben aplicar en las distintas fases del proceso negociador.

Modelo Posicional

La primera teoría sobre estilos de negociación es el modelo posicional, se fundamenta en que en todo proceso negociador las partes deben asumir una clara posición negociadora que puede ser Blanda (Softpositionalbargaining) o Dura(Hardpositionalbargaining).

En la primera prevalece una actitud colaborativa entre ambas partes, se busca lograr un acuerdo en beneficio mutuo buscando mantener vínculos estrechos y duraderos. En la segunda domina una actitud competitiva de persuasión e incluso amenaza donde el claro objetivo es ganar y está por encima de la vinculación de las partes. 

Este modelo Posicional tiene fuertes críticas basadas en que defiende una posición y no los intereses de las partes, una postura rígida puede llevar a un estancamiento y coartar iniciativas.

Modelo de Negociación Basado en Principios

Como reacción a esa primera teoría aparece el modelo de negociación basado en Principios(PrincipledNegotiation) que pregona el axioma de que la negociación debe fundamentarse en los intereses de ambas partes que deben conciliarse y no en defender posiciones.

Otros principios de éste modelo son: Separara las personasde la controversia, idear un abanico de posibles soluciones que promuevan los intereses compartidos  y la promoción de resultados basados en estándares o criterios imparciales.

Este modelo no desplaza al Estilo posicional sino que lo complementa.

Estilo de Negociación Basado En La Solución Conjunta del Problema

Un tercer Estilo para negociar fue auspiciado por William Ury y es conocido como Estilo de Negociación basado en la Solución Conjunta del problema.

Postula la transformación de cualquier enfrentamiento en un ejercicio de cooperación conjunta y retoma postulados del estilo posicional redefiniendo ambas variantes: posicional dura contra el problema y posicional blanda para con la gente.

El estilo de Negociación o actitud que asumamos en el proceso dependerá de ciertos factores como: Vínculo que se pretenda lograr, importancia de la negociación, tiempo con que se cuenta para lograr acuerdos, empoderamiento de las partes y confianza.

Si se dispone de muy poco tiempo tal vez un estilo posicional blando rinda frutos rápidos, si lo que se negocia es crucial y definitivo la puesta es un enfoque posicional duro; si ambas partes mantienen confianza y buscan vínculos perdurables estará bien abordar la situación con estilo de solución conjunta o basado en principios.

Las Técnicas y etapas de la Negociación

Si el estilo está asociado con la actitud general, la técnica o técnicas de negociación están referidas al método, la estructuración de pasos y las acciones que deben seguirse en cada etapa y que pueden tener un índole estratégico o táctico.

Por su parte las etapas o fases del proceso de negociación son tres:

La fase de preparación.

La fase de Debate.

La fase de Acuerdos y cierre.

La fase de preparación

Todo proceso de negociación debe iniciar conla planificación; el conjunto de previsiones desde un punto de vista estratégico y uno táctico. 

La planificación estratégica comienza por la búsqueda de información de la otra parte o “inteligencia de información” debemos conocer con quien estamos tratando. Su trayectoria, antecedentes, personas clave, fortalezas, debilidades, alcances… Todo con base en datos precisos y fuentes confiables.

“La información es poder” y no hay faceta donde se cumpla más ésta frase que en la negociación. Sin argumentos sólidos hay que trabajar con base a suposiciones, impresiones o percepciones lo cual resulta poco profesional.

Toda vez que conocemos o creemos conocer nuestra contraparte, continuamos nuestra planificación estratégica con la identificación de “intereses, objetivos y opciones.”

Lo intereses son la serie de motivaciones que impulsan a las partes a negociar. Los objetivos por su parte son la posible consumación de los intereses, en otras palabras, concreción de intereses que una negociación debe satisfacer.

Por su parte las opciones son el abanico de posibilidades a través de las cuales las partes pueden llegar a un acuerdo para satisfacción total o parcial de sus intereses.

Esta trilogía (intereses, objetivos y opciones) deriva del modelo de negociación basado en principios creado e implementado por la Universidad de Harvard.

De forma gráfica puede ser visualizado como una “pirámide de intereses” la cual, dota a la negociación de un ejercicio reflexivo que enriquecerá el diálogo entre las partes y ampliará las posibilidades para alcanzar acuerdos.

La planificación estratégica de una negociación también involucra la búsqueda o identificación de “Criterios de Legitimidad” bases justas, equilibradas y ajenas a la negociación que ayudan a las partes a ceder ante lo que parece justo.

Estos “criterios legítimos” son una excelente herramienta de persuasión y de defensa.

El paso seguido en la planificación estratégica es el fijar y analizar “alternativas de solución.” Entre ellas la “Mejor Alternativa que un Acuerdo Negociado” o MAAN. Todas ellas deben procurar la satisfacción de los intereses que motivan todo el proceso.

La falta de alternativas es síntoma de imprevisión lo que será de amplio provecho por la contraparte. “Todo buen negociador sabe que la vulnerabilidad proviene de no poseer y proveer alternativas”

A este nivel ya tenemos previsto todo un escenario estratégico que nos brindará ventaja ante una contraparte improvisada. Ahora bien sigue una fase de preparación “Táctica” que comprende la previsión del contexto de espacio, tiempo y organización en el que se espera transcurra la faena negociadora.

El contexto espacial es definir dónde nos interesa llevar a cabo las reuniones, si en nuestro terreno, en el de la contraparte o en un espacio neutral.

Usar nuestros espacios trae ventajas obvias:

Conocemos nuestro espacio

Accedemos rápidamente a nuestros recursos

Ahorramos traslados y tiempo.

Estar en el terreno del otro puede ser positivo si valoramos que:

Podemos investigar sus recursos

Conocer sus áreas

Acceder a los superiores de ser necesario y

Retrasar u ocultar información argumentando que no ésta a la mano.

Cuando seamos anfitriones procuremos causar una buena imagen:

Dispongamos de un espacio especialmente preparado para las reuniones.

Pongamos a disposición reservas de hoteles,  logística y traslados.

Un intervalo para descansar acompañado de un café, merienda o un almuerzo rompe el hielo y motiva la confianza.

Procuremos orden y limpieza.

El contexto temporal puede definir el estilo de la negociación, ¿Hay cabida una buen manejo de inteligencia de información y cubrir los pasos de la planificación estratégica? ¿Pueden programarse una o varias sesiones?

Por su parte el contexto organizacional nos permite definir: el establecimiento de reglas, la agenda u orden del día, el equipo de negociación y la identificación de autoridad.

El establecimiento de reglas: es beneficioso identificar aspectos como confidencialidad, tiempo de las intervenciones, orden de las mismas, duración de la reunión, moderadores del debate, quien lleve la agenda. Puede definirse con base en precedentes o buenas prácticas y siempre que la otra parte esté de acuerdo en respetarlas.

La agenda u orden del Día: orden en que se irán presentando temas, alternativas, propuestas e intervenciones. Debe recoger los alcances de la negociación. En ocasiones es ventajoso iniciar con puntos menos controvertidos o comprometedores y dejar de ultimo los que den lugar a mayores concesiones.

El equipo negociador: ¿Quiénes asistirán a las sesiones? ¿Cuáles serán sus roles? ¿Cuáles sus alcances? En la práctica es ventajoso elegir 3 de los miembros claves, especialistas en cada una de sus áreas en apoyo de un líder negociador.

Identificación dela autoridad: Todo negociador debe ser prever cuáles serán sus límites, los de su grupo de apoyo y los de su contraparte.

La fase de Debate

Hasta ahora ya hemos aplicado todo un método estratégico y táctico para preparar la negociación, ahora estamos de cara al encuentro. Ahora debemos exponer las reglas tácticamente formuladas, consensuarlas, poner norte en los objetivos concebidos y plantear y debatir “propuestas.”

Claves en éste punto resulta ser:

Un lenguaje directo, conciso y energético

Direccionar el dialogo hacia los objetivos antes concebidos.

Mantener control emocional

Procurar respuestas y actitudes empáticas.

Ya hemos dedicado tiempo en la planificación táctica para diseñar las reglas, el primer punto en un encuentro inicial es exponerlas y consensuarlas junto a las que la otra parte proponga.

La apertura debe ser serena y comunicativa, nada presurosa pues debe sentarse un precedente de mutua escucha y respeto. Es conveniente además presentar y precisar la agenda.

Reglas claras y definidas así como una agenda prevista dan paso al inicio de las conversaciones. Punto en el que se exponen las propuestas;estas deben ser claras, precisas, descriptivas y persuasivas.

Para una oferta inicial los expertos recomiendan tres alternativas:

Una oferta de partida moderada: se encuentra dentro de la denominada Zona de Posible Acuerdo (ZOPA) o de solapamiento de intereses. No es garantía de que la otra parte vaya a aceptar de forma inmediata ni que negociará con la misma intensión de moderación. El inconveniente de iniciar con una oferta de éste estilo es que perdemos la oportunidad de lograr algo más eficiente.

Una oferta de partida dura: implica iniciar con una propuesta mucho más optimista. Es “un poco más de lo que hemos pensado, pero es posible negociarlo.” Este tipo de propuesta nos genera una holgura para negociar y evita tener que realizar excesivas concesiones.

Una oferta de partida extrema: como su nombre lo indica es entrar a la negociación extremando nuestras peticiones. Esta fuera de la ZOPA al punto que una acepción de la contraparte en éste punto resulta incluso no creíble, tiene una intensión táctica y es la de hacer creíble que brindamos muy buenas concesiones.  

En plena faena negociadora debemos decidir si nos “movemos en primer o en segundo lugar.”Lo cual significa iniciar las propuestas o escucharlas.

Moverse de primero es recomendable cuando detectamos confusión o desventaja en la información que maneja la otra parte o cuando ésta reconoce en nosotros cierta autoridad derivada de la experticia. 

Moverse en segundo lugar por su parte,brinda como ventajas la posibilidad de estudiar al oponente, evitar hacer notar un desbalance en el manejo de información de nuestra parte y acordar de entrada una propuesta dentro de la ZOPA que nos ubique enseguida en una zona de confort.

Toda propuesta sensata debe hacerse en un clima de serenidad, cuando se maneje suficiente información entre las partes y el ritmo de las conversaciones esté libre de tensión al punto que es  casi natural escuchar y debatir lucidamente, sin ansiedad nisobresaltos interpersonales.

Si la contraparte dio el primer paso, escuchamos con atención y control su propuesta con miras a una compresión amplia y la detección de señales de convicción en sus términos.

Es adecuado en éste momento hacer preguntas precisas y cerradas como guía y refuerzo para entender mejor lo que nos proponen, hacer a un lado malentendidos si es que hemos escuchado parcial o erradamente y tácticamente buscar dilatar nuestra respuesta en espera de mejores datos.

Conocida la “contrapropuesta” y toda vez que hemos hecho un “Feedback” por la vía de preguntas concretas una maniobra es bajar la mirada, tomar una pluma y apuntar o dirigir nuestra atención hacia nuestra portátil y provocar la sensación de reflexión. Tendremos oportunidad de pensar y esquematizar lo que vamos a decir de mejor forma.

Nos preparamos en ese instante para devolver una “contrapropuesta” considerando elementos de la oferta inicial del otro y manteniendo un equilibro respecto a los objetivos que originalmente trazamos, nuestro lenguaje en este punto debe ser concreto, empático, libre de vacilaciones.

¡Es hora de presentar argumentos!  Y firmeza para poder defender nuestros principios.

Usar técnicas argumentativas como documentos, manuales, estadísticas procurando exponer lo que es bueno y conveniente para ambos  bajo un matriz de flexibilidad. Ritmo pausado y firmeza en la voz, apertura y escucha relajada ante cualquier debate de argumentos.

A nivel de las “contrapropuestas” y los debates de argumentos podría sobrevenir un “bloqueo” traerá consigo una inevitable ralentización, incremento emocional y tensiones.

Deben ser afrontados rápida y eficazmente: Suspender la sesión, apoyo en un mediador, buscar un relajante distractor o un cambio de espacio pueden ser opciones a considerar.

En cualquier momento entre la oferta inicial, la contrapropuesta y el debate argumentativo puede haber cabida a las “concesiones” es aconsejable hacerlas procurando algún interés a cambio, deben ser razonadas,  restringidas y graduales pues no queremos cerrar un trato cuyos resultados no nos brinden satisfacción o peor aún atenten contra la integridad de nuestro negocio.

La fase de Acuerdos y cierre

Es el punto de inflexión del proceso negociador. Las partes han consensuado objetivos e intereses y han aflorado acuerdos en beneficio mutuo.

Se apunta a que las concesiones y acuerdos sean documentados por la vía de actas o minutas evitando así malentendidos y comprometiendo a su instrumentación, es decir, llevados a la práctica.

Decálogo para una Negociación Eficaz

Quisiera cerrar esta entrega presentando diez postulados que resumen y repasan la guía antes presentada con la firme intención que puedas ponerlos en práctica para negociaciones fructíferas:

No te atrincheres en defender una posición, no hay que negociar como si el otro fuera mi mejor amigo, tampoco como si fuera un adversario, debes de tener una relación de colaboración cordial y respeto mutuo.

El propósito de la negociación es conciliar intereses y objetivos, no ganarle al otro.

Pensemos en largo plazo, aunque no por ello hagamos concesiones extremas. 

Apele a criterios justos e imparciales. Reglas, normas, valores de mercado, documentos, manuales, estadísticas, hechos y datos.

Sé empático, piensa en el otro tanto como pensarías en tu grupo o negocio.

Escucha atentamente, sé reflexivo, cauto, paciente y seguro. La emotividad solo da lugar a la imparcialidad y el sesgo en la visión.

La información es poder. Investiga muy bien con quien estas tratando.

Una oferta de partida “extrema” es exagerada, una moderada no da margen de holgura. Sé creíble y da la impresión de dar buenas concesiones.

Un silencio reflexivo es señal de sensatez.

La competencia lleva al cansancio, no compitas, colabora, confiere confianza pero mantén tu reserva.

Conclusión

Todo este documento permite concebir a la Negociación como todo un proceso. Nuestro fin es darte herramientas a través de una guía de cómo llevarlo a cabo así como la actitud general que debes asumir.

Un manejo adecuado de información, una a planificación estratégica, táctica y ciertas actuaciones te llevarán a la mesa de negociación con cierta ventaja que puede ser aprovechada para tus intereses y los de tu negocio.

¿Listo para las tácticas, moverte de primero o debatir y argumentar cualquier contra?

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